Jak informować?

Specjaliści od komunikacji i PR wiedzą, jak dużo czasu i uwagi trzeba poświęcić na kontakty z mediami. Trudno jest zainteresować dziennikarzy. Przygotowywanie i dystrybucja odpowiednich materiałów jest czasochłonna, a nie mamy pewności, że nasza informacja zostanie odczytana czy opublikowana. Co zrobić, aby zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu?

Kluczowe jest, aby nasza informacja była aktualna, atrakcyjna i zwięzła, ale oprócz tego jest jeszcze kilka ważnych zasad, na które nadawca wiadomości powinien zwrócić szczególną uwagę.

Zasada 1.

Zanim wyślesz wiadomość dowiedz się, który z dziennikarzy w redakcji zajmuje się danym tematem. Warto zadzwonić i zapytać.

Zasada 2.

Dobry tytuł informacji to podstawa. Musi zaciekawić odbiorcę. Tytuł powinien być intrygujący i krótki. Unikaj tytułów: „Informacja prasowa”, „Komunikat”, „Zapytanie”. Możesz podać konkretną informację, którą chcesz rozwinąć w dalszej części wiadomości. Tytuł musi być atrakcyjny. To on decyduję o tym, czy odbiorca wyświetli wiadomość.

Zasada 3.

Personalizuj wiadomości. Dokładnie sprawdzaj czy nie popełniłeś błędu w imieniu i nazwisku dziennikarza. Stosuj polskie litery (ą, ę, ó, ż, ł itp.). Podpisuj się pełnym imieniem i nazwiskiem. Takie wiadomości będą bardziej wiarygodne dla dziennikarzy.

Zasada 4.

Podobno najtrudniej zacząć… – zacznij od bezpośredniego zwrócenia się do dziennikarza (np. Pani Marto). Unikaj zbytniej poufności (np. Marto), która drażni podobnie, jak nadmierna sztywność (np. Szanowna Pani Marto) Sprawdzaj, jakiej formy używa dziennikarz i staraj się dopasować.

Zasada 5.

Popracuj na leadem. Powinien być streszczeniem całego komunikatu oraz zawierać odpowiedź na pytania: kto? co? gdzie? kiedy? Musi zachęcać do dalszego czytania.

Zasada 6.

Krótko, zwięźle i na temat.

W treści wiadomości od razu przejdź do sedna sprawy. Dziennikarze zwykle są bardzo zajęci i często długi mail ich odstrasza. Pokaż, że szanujesz ich czas i uwagę.

Zasada 7.

Nie wywieraj presji na dziennikarzu. Nie proś i nie nalegaj o natychmiastową publikację czy odpowiedź.

Zasada 8.

Szanuj swoje kontakty. Jeśli decydujesz się na wysłanie wiadomości do kilku osób, nie ujawniaj listy wszystkich odbiorców. Pamiętaj o ochronie danych osobowych.

Zasada 9.

Ważna jest godzina wysłania maila. Dowiedz się w jakich godzinach pracuje redakcja i w takich wyślij wiadomość. Będzie to znak, że szanujesz dziennikarzy i rozumiesz tryb pracy redakcyjnej. Jeśli wcześniej rozmawiasz z nim przez telefon – zapytaj, o której godzinie możesz przesłać informację.

Zasada 10.

Ostrożne z załącznikami podczas kontaktu mailowego. Dziennikarz może nie mieć systemu komputerowego pozwalającego na otwieranie danego pliku. Najwłaściwsze będzie napisanie jak najwięcej informacji w treści maila. Nie wysyłaj zdjęć w dużych formatach, unikaj załączników z raportami i plikami wideo, które zapychają skrzynki mailowe. Dopisek, że chętnie doślesz więcej materiałów, jeśli ta informacja pana/panią zainteresuje – wystarczy.

Przestrzeganie tych zasad zaowocuje poprawą kontaktów z dziennikarzami i zwiększy skuteczność waszej komunikacji.

Justyna Mazurek

 Źródła:

http://mediarun.com/pl/marketing/poradnik/potega-tresci-jak-pisac-maile-do-dziennikarzy-infografika.html,

http://www.proto.pl/PR/Pdf/maly_poradnik_PRowca.pdf.

Reklamy
Ten wpis został opublikowany w kategorii Uncategorized i oznaczony tagami , , , , . Dodaj zakładkę do bezpośredniego odnośnika.

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s